Reunirte con tus trabajadores es una parte esencial de nuestra gestión empresarial como CEOs, ya que nos sirven para transmitir una información determinada, fomentar la colaboración, resolver problemas, promover la cultura organizacional y motivar al equipo. Para que estas sean efectivas, es importante que podamos seguir ciertas prácticas con el fin de asegurarnos de que todos los que hacen parte de nuestras organizaciones, se sientan valorados y comprometidos.
Considero que estos 5 pasos que he aplicado como directivo y te pueden funcionar para tener éxito y sacar mayor provecho a las reuniones con nuestros trabajadores:
1: Es fundamental que logremos preparar la reunión con antelación. Esto implica que podamos definir claramente los objetivos y los temas a tratar. Una agenda bien estructurada nos ayuda a mantener el enfoque y asegura que se cubran todos los puntos importantes. Además, el compartir esta agenda con los participantes, previa a la reunión les permitirá prepararse adecuadamente y contribuir a que se realice de manera más efectiva.
2: Durante la reunión, es importante crear un ambiente de respeto y apertura que fomente la participación de todos los miembros del equipo, se puede lograr haciendo preguntas abiertas y alentando a nuestros trabajadores para que puedan compartir sus ideas y preocupaciones. Escuchar activamente y mostrar nuestra empatía hacia sus puntos de vista, fortalece la confianza y el sentido de pertenencia en el equipo.
3: El manejo del tiempo es esencial para mantener la reunión productiva, respetar los horarios establecidos y evitar desviaciones innecesarias, ayuda a mantener el enfoque y a respetar el tiempo de todos los participantes. Si surgen temas que requieren más discusión, es útil anotarlos y programar una reunión adicional para abordarlos en detalle.
4: Después de la reunión, el seguimiento es crucial para asegurar que las decisiones y acciones acordadas se implementen. Enviar un resumen ejecutivo de la reunión con los puntos discutidos, las decisiones tomadas y las tareas asignadas ayuda a mantener la responsabilidad y el progreso.
5: programar revisiones periódicas para evaluar el avance y ajustar las estrategias según sea necesario, es tan importante como las mismas reuniones. Existen varios programas de Inteligencia Artificial que puedes investigar y te ayudarán en la gestión de tus reuniones.
Recuerda que reunirnos con nuestros trabajadores debe ser una experiencia enriquecedora que fomenta la innovación, el intercambio de ideas y nos sirve de insumo para realizar planes de acción y de mejora continua.
