El tiempo es uno de los activos más valiosos para CEOs. Sin embargo, muchas veces podemos desperdiciar este recurso. Por esto es importante que logremos identificar: ¿cómo lo estamos manejando? ¿en qué lo desperdiciamos? En nuestro día a día nos vemos atrapados en un ciclo interminable de tareas, muchas de ellas repetitivas y que consumen energía innecesariamente, impidiéndonos concentrarnos en temas tan cruciales como, por ejemplo, el crecimiento de nuestros modelos de negocio.
¿Y qué es lo que consume más tiempo? En tareas como responder correos electrónicos rutinarios, programar citas, ingresar datos a los sistemas de la empresa, generar informes y atender todo tipo de requerimientos de nuestros empleados. Estas son tareas que se acumulan rápidamente y nos dejan exhaustos.
Sé que en esta batalla no estoy solo, y muchos de ustedes comparten esta inquietud; investigando cifras, según un estudio de McKinsey, los trabajadores de oficina pasan un promedio del 28% de su tiempo realizando tareas repetitivas. ¡Eso es más de un día a la semana! Imaginen todo lo que podríamos lograr si recuperáramos ese tiempo.
Por otro lado, las tareas repetitivas tienen un alto costo en términos de productividad, creatividad y motivación, convirtiéndose en procesos aburridos y tediosos. Esto puede originar errores y que se nos olvide hacerlas. Ojo, el hecho de que sean repetitivas no significa que se deban dejar de realizar; lo que podemos hacer es automatizarlas para evitar más trabajo y frustración, y así podemos evitar un círculo vicioso difícil de romper.
Afortunadamente, vivimos en una era de avances tecnológicos que pueden liberarnos, ya que existen numerosas herramientas y soluciones automatizadas para simplificar estos procesos, permitiéndonos recuperar nuestro tiempo y energía.
Por ejemplo, los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) pueden automatizar el seguimiento de clientes potenciales y la gestión de contactos, ahorrándonos horas de trabajo manual. Las herramientas de programación de citas en línea pueden eliminar la necesidad de llamadas telefónicas y correos electrónicos interminables, permitiendo a los clientes reservar citas con solo unos clics.
De igual manera, la automatización del marketing puede ayudarnos a enviar correos electrónicos y mensajes personalizados a nuestros clientes de forma automática, liberándonos de la necesidad de hacerlo manualmente. Las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudarnos a organizar y realizar un seguimiento de nuestras tareas y proyectos, asegurando que nada se nos escape.
En mi propia experiencia, esta implementación de herramientas tecnológicas ha sido un cambio de juego. He automatizado la programación de citas, el seguimiento de clientes potenciales y la generación de informes. Esto me ha permitido recuperar horas de tiempo valioso que ahora puedo dedicar a tareas más importantes, como desarrollar nuevas estrategias, construir relaciones con clientes clave y explorar oportunidades de negocio.
Además, la automatización ha mejorado mi productividad y reduciendo mis niveles de estrés. Ya no me siento abrumado por la cantidad de trabajo administrativo que tengo que hacer y ahora puedo concentrarme en lo que realmente importa: hacer crecer mi negocio.
Creo que el futuro del trabajo necesita herramientas tecnológicas que liberarán a los empresarios y trabajadores para que se concentren en tareas más creativas y estratégicas, lo que inmediatamente nos llevará a una mayor productividad, innovación y satisfacción laboral.
Te dejo con unas recomendaciones que hoy hice a mi equipo que te pueden servir de guía como parte del proceso.
1: Identifica una tarea repetitiva: Puede ser tu rutina matutina, el reporte semanal o cualquier otra actividad que realices regularmente sin darte cuenta.
2: Documenta los pasos: Inmediatamente después de completar la tarea, tómate unos minutos para anotar cada paso. Puedes usar una aplicación de tareas, una nota en tu teléfono o simplemente un cuaderno.
3:Referencia fácil: Al tener documentada la tarea, podrás consultarla fácilmente la próxima vez que la necesites, ahorrando tiempo y reduciendo el estrés.
Si eres un empresario que se siente atrapado en la trampa del tiempo, te animo a que explores las numerosas herramientas tecnológicas disponibles para automatizar tus tareas repetitivas.
Déjame aquí tus comentarios.
Dorian
